Haushalts-Tipp: Quittungen und Rechnungen sortieren.

Was das Sortieren von Quittungen und Rechnungen angeht, haben wir einige „Systeme“ ausprobiert, aber bisher mit wenig Erfolg. Ich habe mir in letzter Zeit intensiver Gedanken darüber gemacht, wie man das Ganze sinnvoll und leicht zu handhaben ordnen kann. Ich glaube, meine Idee ist gar nicht schlecht, und vielleicht kann ich ja die eine oder andere von euch damit inspirieren.

Zunächst einmal:

• Es gibt steuerrelevante Rechnungen,
• Kassenbons, die man für die eigene Haushaltsstatistik braucht,
• Kassenbelege, die man für den Fall eines Umtausches 14 Tage aufbewahren sollte
• und Quittungen, die man für die Dauer der Garantie aufheben sollte.

1.) Am einfachsten sind die steuerrelevanten Rechnungen. Sie kommen in unseren „Steuerordner“ und werden hier in nach Kategorien beschriftete Klarsichtfolien einsortiert, z.B. Werbungskosten.

2.) Kassenbons für die eigene Haushaltsstatistik arbeitet mein Mann regelmäßig ab und entsorgt sie sofort. (Er hat da so Excel-Tabellen, die mich nicht die Bohne interessieren… Ich würde das etwas gröber machen.)

3.) Für Kassenbelege, die man 14 Tage aufbewahren sollte, habe ich mir einen Karteikasten mit sechs Fächern angelegt und folgendermaßen beschriftet:

• 1. Monatshälfte (1.-15. Tag)
• 2. Monatshälfte (15.-30. Tag)

=> Angenommen, ich habe am 4. März einen Artikel mit Rückgaberecht gekauft, dann kommt der entsprechende Beleg eben in die Abteilung „1. Monatshälfte“. Ist der März vorbei, kann ich alle Kassenbons der 1. Monatshälfte bedenkenlos entsorgen. Die Kaufbelege aus der „2. Monatshälfte“ vom März erst am 16. April (also dann, wenn die 2. Monatshälfte des Folgemonats beginnt).

• Manchmal gibt es eine längere Umtauschfrist von vier Wochen oder 30 Tagen. Dafür ist das nächste Fach.
• Kleidung, Schuhe Kinder
• Kleidung, Schuhe Eltern
• Sonstiges

=> Diese Kategorien habe ich für hochwertigere Artikel angelegt, z.B. teure Schuhe. Auch wenn hier das Umtauschrecht theoretisch nur 14 Tage beträgt, lassen sich diese Sachen meistens auch zum späteren Zeitpunkt umtauschen, wenn sie nicht der Qualität entsprechen, die man für das Geld erwarten darf. Diese Belege bewahre ich dann schon ein paar Wochen länger auf bis maximal sechs Monate, je nachdem, wie diszipliniert ich dem Aussortieren nachkomme.

4.) Am meisten Kopfzerbrechen haben mir garantierelevante Kaufbelege gemacht. Hier habe ich mir jetzt
einen Ordner angelegt, in dem ich die Quittungen in Klarsichtfolien sammle, und zwar nach Jahren sortiert. Allerdings nicht nach dem Jahr des Kaufes, sondern nach dem Jahr, in dem die Garantie erlischt. Zum Beispiel: Für die Holzküche meiner Tochter besteht die Garantie bis 22.12.2019, also kommt der entsprechende Beleg in „bis 2019“.

Um den Überblick nicht zu verlieren, habe ich Bereichs-Listen angelegt, z.B. „Spielsachen“, „Elektrogeräte“, „Werkzeug“ etc. Diese Listen befinden sich vorne im Ordner. Hier trage ich den garantiefähigen Gegenstand ein, dann mache ich in die nächste Spalte ein Kreuz, wenn eine Gebrauchsanweisung vorliegt, da diese meistens die Garantiekarte enthält. In die nächste Spalte schreibe ich das Datum, bis zu dem die Garantie gültig ist. In die letzte Spalte trage ich ein Kreuz ein, wenn die Garantie abgelaufen ist. Sollte etwas kaputt gehen, zeigt mir diese Übersicht auf einen Blick, ob ich noch Garantie-Ansprüche habe oder ob eine Gebrauchsanweisung vorliegt.

Zum besseren Verständnis erkläre ich das mal an einem Beispiel: Die Garantie für das Fahrrad meiner Tochter läuft am 1.12.2017 ab.

• Die Quittung ordne ich in die Klarsichtfolie „bis 2017“.
• In die Liste „Bereich: Spielsachen“ trage ich in der Spalte „Bezeichnung“ „Kinder-Fahrrad Ariella“ ein.
• Dann mache ich ein Kreuz in der nächsten Spalte dafür, dass die Gebrauchsanweisung vorliegt.
• Ich schaue nach, wie lange die Garantie gilt und trage den letzten Tag der Garantie in die Spalte „Garantie bis:“ ein. In diesem Fall: 01.12.2017.
• Anfang nächsten Jahres kann ich dann alle Quittungen aus der Klarsichtfolie „bis 2017“ bedenkenlos entsorgen. Dann mache ich ein Kreuz in der Spalte „Garantie abgelaufen“. Hier gehe ich natürlich alle Listen durch und kreuze dies für alle Gegenstände an, deren Garantie-Anspruch erloschen ist. Da das Datum eine Spalte vorher steht, geht das ganz schnell. Außerdem stelle ich beim Durchgehen der Listen fest, welche Gegenstände vielleicht schon entsorgt sind. Diese streiche ich durch und entsorge auch die dazugehörige Gebrauchsanweisung.

Tipp: Wer gelegentlich bei IKEA einkauft, sollte eine eigene „IKEA-Liste“ haben. Denn seit dem 1.09.2016 hat man auf alle Ikea-Artikel ein 1-jähriges Rückgaberecht!

Für die Gebrauchsanweisungen hat es sich bei uns bewährt, sie entweder in einer Schubladenbox oder in Heftsammlern mit Gummizug nach Bereichen zu sammeln (entsprechend den Bereichs-Listen aus dem Ordner). Das hängt davon ab, wo man sie am besten verwahren will.

Möglichkeit 1: Man verwahrt alle Gebrauchsanweisungen mit dem Quittungsordner an einem zentralen Platz. Das hat den Vorteil, dass man im Fall einer Sachmängelhaftung alle „Papiere“ gleich zur Hand hat oder auch, dass man im Bereichs-Verzeichnis des Ordners ganz schnell nachschauen kann, ob die Gebrauchsanweisung zu einem defekten Gerät vorliegt. Hier ist die Aufbewahrung in einer Schubladenbox oder Heftsammlern möglich.

Möglichkeit 2: Alternativ kann man die Anleitungen auch im Haus verteilen, z. B. alle Gebrauchsanweisungen für Küchengeräte in der Küche oder diejenigen für Werkzeug in der Garage. Das hat den Vorteil, dass man schnell nachschauen kann, wenn man z.B. wissen will, wie die Kaffeemaschine entkalkt wird etc. Hierfür eignen sich die Heftsammler ganz gut.

Übrigens, da Kassenzettel ganz schnell verbleichen, kopiere ich die Garantierelevanten.

Wie macht Ihr das eigentlich?